gerDOCU

Características

• Todos los documentos son almacenados en Base de datos, es decir, nada se almacena fuera de ella (por ejemplo, disparidad de carpetas de windows). Esto aporta, entre otras, las siguientes ventajas:
• Acceso siempre inmediato a los documentos independientemente de su número y/o tamaño.
• Fácil administración y control. Definición de perfiles de acceso, perfiles de usuarios.
• Mayor seguridad de acceso, totalmente centralizado y auditable (quién lo crea, modifica, accede, borra).
• Evitar entrar documentos repetidos.
• Simplifica los procesos de copia de seguridad.
• Almacenamiento. Los documentos podrán ser almacenados como:
• Nube Externa a nuestra organización. Se subcontrata como servicio externo a un tercero, que desde su estructura propia, nos organiza la gestión, carga, mantenimiento de documentos, asegurándonos su pleno funcionamiento y que nadie externo a nuestra organización podrá acceder a ellos.
• Nube Interna en nuestra empresa. Dispondremos de un servidor con una base de datos que hará de 'nube' documental.



• Organización de documentos. Los documentos se pueden organizar por:
• Carpetas. Similar a las carpetas de windows (pero en Base de datos, sin sus límites, accesos inmediatos y evitando su dispersión por múltiples PCs). Permite guardar los distintos documentos dentro de una estructura de directorios muy grande (casi ilimitada, inicialmente 10 niveles fácilmente ampliables) ejemplo: \EMPRESA\IMPUESTOS\2013\390 2013.pdf. Las carpetas son: EMPRESA, IMPUESTOS, 2013 y el documento es 390 2013.pdf.
• Índices. Los documentos que tengan características comunes podrán estar agrupados y ser accesibles por sus índices (metadatos de accesos comunes). Ejemplo, contrato de clientes, en todos ellos podremos acceder por: clientes, fecha, descripción del contrato. Estos documentos podrá ser localizados informando sus índices.
• Carpetas+Índices. Aunque el documento sea indexable por sus indices y fácilmente accesible por ellos, es interesante dejarlos también situados en una estructura de carpetas. Ejemplo, el contrato de cliente anterior, poderlo situar en las carpetas: \CLIENTES\MUTUA LA PERA\CONTRATOS\Contrato de mantenimiento.doc
• Inclusión de documentos. Los documentos son incorporados de las siguientes formas:
• Manual desde la documental. Si disponemos del documento: pdf, word, excel, etc podemos incorporarlo de forma manual bien por carpetas, indices o de forma mixta.
• Manual copiando a una carpeta. Utilizando una carpeta compartida de carga, los distintos usuarios podrán ir incorporando documentos en dicha carpeta, dejando los documentos con una sintaxis específica para cada caso, ejemplo OFERTA2435Propuesta.pdf. El sistema incroporará el documento de forma automática y centralizada.
• Escaneado masivo. Si disponemos de un escáner y del programa asociado, podremos ir escaneado múltiples documentos y 'subirlos' organizadamente por carpetas, índices o de forma mixta. El escáner puede estar en intranet a nuestra red o en internet. Los documentos son guardados directamente en nuestra 'NUBE'.
• Cargas masivas automáticas. Se disponen de procesos que permite cargas masivas, por ejemplo, se dispone de un PDF con las nóminas de todos los trabajadores, el proceso sabe separarlas, enviarlas por mail a quien corresponda y guardarla en las carpetas que corresponda.

Los elementos que compondrán la base de datos documental homologada serán los siguientes:

Cumplimiento de las normas de la digitalización de documentos

Cumplimiento de los aspectos indicados en la ‘Guía de aplicación de la Norma técnica de interoperatibilidad’ del Esquema Nacional de Interoperatibilidad (ENI) de fecha Octubre de 2011, adjuntado al presente documento.

Homologación de Hacienda

Permite el escaneado masivo de documentos (en este caso facturas o tickets de gastos) en modalidad stanalone o saas, de forma que siguiendo el procedimiento homologado, los documentos papel, pueden ser eliminados.

Escaneado documentos firmados

Permite la compulsa de documentos en tres niveles básicos de actuación:

• Desde escaneado desde PC de cliente. El programa de escaneado toma el control del escáner, en memoria, realiza optimizaciones, genera metadatos y firma digitalmente el documento con la firma del propio usuario. Se obtiene con ello un documento copia idéntica del escaneado en el que el usuario (funcionario, por ejemplo) incorporar automáticamente su firma digital, proceso similar a la compulsa.

• Escaneados masivo en cliente. Permite escanear masivamente documento, que pueden ser uniformes en número de páginas o bien incorporando páginas en blanco entre documento. El escaneado similar al proceso anterior realiza el firmado y pone los metadatos. Sitúa todos los documentos directamente en la base documental en el entorno asignado por usuario (carpeta \gerscan\usuario). El usuario, podrá ir repartiendo o asignado los documentos según corresponda. Los documento se pueden situar en carpetas especificas, pero también indicando el tipo de documento al que corresponde se podrá añadir los valores de los índices que le corresponde, siempre teniendo el documento en pantalla.

• Escaneado masivo realizado por un tercero. Permite realizar el outsorsing del escaneado masivo desde una empresa tercera. Es este caso, es la firma de dicha empresa la que da legitimidad a la copia fidedigna del documento.

Se tendrá plena compatibilidad con escaner tanto en protocolo WIA como TWAIN.

Escaneados directamente a la base de datos

Cualquier escaneado realizado puede ir directamente incluido a su correspondiente aplicativo o bien a la interfase WEB de GERDOCU, se tiene un área específica para cada usuario, desde el que se van mostrando los documentos y se pueden incorporar sus datos. En ningún caso en el escaneado se utiliza el disco local del equipo.

Activación de OCR de documentos

Mediante la definición de plantillas se facilita que una vez escaneado un documento, haciendo OCR, se obtenga sus índices, esto facilita mucho la carga de documentos, pues no es lo mismo escribir la totalidad de índices, que revisar los encontrados.

Optimización de procesos de escaneado y tratamiento de documentos

Tanto el proceso de escaneado como sus tratamientos posteriores (circuitos o acceso) serán optimizados.

Con un análisis de los procesos actuales y con las capacidades aportadas por GERDOCU se podrán simplificar y optimizar, con la consiguiente mejorar de uso de recursos y de acceso a la información.

Cargas masivas de documentos externos

La carga de documentos se puede realizar directamente desde documentos externos PDF, con fichero adicional de índices o no (puede obtener directamente los cambios de documento). Ejemplo una nómina pdf de 200 trabajadores, el sistema permite guardar de forma independiente cada nómina, enviarla por email, proteger o firmar el documento.

Documentos agrupables

Los documentos tendrán definidos sus propios metadatos o índices. Pero se puede utilizar un metadato definido en más de un documento para realizar agrupaciones o navegaciones entre documentos. Por ejemplo si incorporamos el número de expediente, podremos ver el conjunto de documentos (independiente de su tipo) agrupados o navegar sobre ellos.

Definir los índices comunes entre documentos nos permitirá acceder de unos a otros, facilitando las busquedas.

Documentos linkables

La idea es no tener almacenado un documento idéntico más de una vez. Por ejemplo el dni de una persona puede ser utilizado en n expedientes, pero el dni de la persona sólo se almacena una vez, pero se le puede referenciar n veces. Un documento nunca se podrá borrar, si tiene enlaces activos del mismo

Entorno WEB

La aplicación es totalmente WEB. Con las siguientes ventajas:

• La apariencia puede ser adaptada fácilmente a la apariencia corporativa.
• Entorno muy intuitivo, listo para trabajar
• No requiere instalables en los equipos
• Multiidioma incorporado
• Se puede activar la ejecución trasparente desde cualquier PC, tablet o movil

Carpetas vs índices

Se dispone del concepto de carpetas ilimitadas corporativa, similar a una carpeta de windows. La idea es no tener documentos en carpetas windows de PC de usuarios, sino almacenar la información en modo corporativo en base de datos simulando carpetas globales. Los documento se almacenan sobre una estructura (siempre guardada y gestionada en base de datos), ejemplo \clientes\aegon\expedientes\15028.

Los índices permiten acceder de forma rápida a volumenes importantes de documentos con características similares.

Un documento puede tener definidos índices o metadatos, pero a la vez lo podemos situar automáticamente en carpetas. Ejemplo, contrato de clientes, podemos acceder por índices o bien ir a la carpeta asociada. \clientes \prisa\contratos\...

Modo acceso a documentos

Permite:

• Carpetas. Similar a carpetas Windows, pero centralizado en la documental. Según el perfil asignado se pueden hacer: altas, bajas, modificaciones o consulta de documentos.
• Árbol. Muestra en formato árbol todas las carpetas y documentos a los que se tienen acceso. Se disponen de búsquedas avanzadas. Sólo dejará consultar documentos.
• Documentos indexados. Se acceden al conjunto de doucmentos indexados a los que se tienen permisos. Seleccionado un tipo de documento se solicitan los posibles índices de dicho documentos. Se aportará la relación de documentos que cumplan datos cumplimentados en sus índices. Permitirá consultar sus documentos o la relación con otros existentes.
• Lista de documentos. Directamente aportar la relación de documentos a los que se tienen acceso aportando mecanismo potentes de búsquedas.

Consulta histórico y auditoria

Tanto la incorporación de documentos como la consulta de los mismos están siempre controlado. Se registran o auditan todos los acceso, permitiendo estadísticas de uso.

Servicio outsourcing documental

GERDOCU puede ser utilizado para aportar servicios de carga y acceso documental OUTSOURCING, es decir, los documentos están guardados centralizadamente y se permite el acceso a sus usuarios en forma web (desde otras instalaciones) o ejecuciones integradas en sus aplicativos.