gerMAIL

gerMAIL NOS permite el envío masivo de comunicaciones a pequeñas y grandes organizaciones. Las características principales de esta aplicación son las siguientes:

• Agrupaciones dentro de la empresa: Posibilidad de agrupar nuestra empresa en 3 niveles: compañía, proceso y subproceso (a partir de ahora denominadas áreas). Estos niveles serán independientes unos de otros, es decir, podrán gestionar tablas de contactos, listas envíos, cuerpos envíos, ficheros adjuntos, campañas, etc. de forma autónoma. .
• Perfiles de ejecución: Permite definir distintos perfiles de ejecución que permitirán administrar de forma más sencilla. .

Los elementos que componen GERMAIL:

• Gestión: Apartado donde podremos gestionar datos; como por ejemplo las compañías, los dominios negros (bloqueados), las firmas digitales, la importación de datos, etc.
• Templates: Son vistas previas de las plantillas que por defecto podremos usar.
• Cuerpos: Son los cuerpos de los emails que podremos enviar. Es posible modificar el mail en sí a nuestro antojo: incorporar nuestro logo, nuestra firma, dirección o lo que queramos.
• Contactos
• Emails globales Lista de emails que tenemos con sus respectivos detalles, y su correspondiente log, con todas las modificaciones y detalles de quién las ha hecho.
• Listas de envío:
• Envíos masivos: Permite crear el envío masivo.
• Log envíos: Detalles de los emails que se han enviado (día, hora, cuerpo, usuario...)

Importante: los servicios dados por la APP estarán adaptados al perfil del usuario del móvil. Es decir, no es lo mismo lo que se le pueda dar a un empleado, que lo que se le aporte a un usuario final (persona protegida, vigilante, asistente, institución, etc). Siempre todo dentro de la legalidad.

Gestión

Apartado donde podremos gestionar datos; como por ejemplo las compañías, los dominios negros (bloqueados), las firmas digitales, la importación de datos, etc.

• Compañías: Permite especificar las compañías con la que podremos trabajar. Iremos a gerMAIL / Gestión / Compañías. Veamos un ejemplo:

Los datos que identifican a las compañías creadas son:

• Compañia: indica el nombre identificativo de la compañía.
• Descripción: breve explicación de la compañía.

• Importar datos: El objetivo del importador de datos es disponer de un mecanismo para realizar importaciones masivas de datos.

Inicialmente, el importador se puede necesitar para las siguientes razones:

• Carga inicial de datos de una tabla.

• Al crear nuevos campos en una tabla, poder iniciar masivamente con valores correctos.

• Los pasos a realizar serán los siguientes:
1. Edición EXCEL. Partiremos de un fichero EXCEL, fácilmente manipulable, para gran volumen de datos, en el que se podrán incorporar o cambiar filas, incluir, eliminar columnas etc.
2. En el entorno web se tendrá identificada la tabla sobre la que se quiera hacer una carga masiva de la totalidad de campos o de determinados campos (por ejemplo, por que se haya añadido el campo RUTA).
3. Definir una plantilla en la que se relacionan los campos del EXCEL con los campos de la TABLA a asociar. Además de se podrán incluir cálculos. Siempre se tiene que identificar los campos CLAVE de dicha TABLA, de forma que se determine en la carga si la fila es nueva o es una modificación.
4. Hacer la importación propiamente. Se obtendrá un log del resultado de la ejecución.

• Dominios negros: Los dominios negros son listas de dominios que tenemos bloqueados. Este programa nos permite dar de alta nuevos dominios a los que queramos bloquear o, por lo contrario, desbloquear dominios ya existentes (eliminándolos de la lista).

• Emails negros: Este programa también permite ejecutar los detalles y ejecutar los log.

• Firmas digitales: Las firmas digitales permiten la autentificación de los datos que se envían y permiten al receptor confirmar la originalidad del contenido y de la entidad que lo ha enviado. En esta sección se detallan las firmas digitales que hay configuradas y se pueden crear nuevas.

Templates

Son vistas previas de las plantillas que por defecto podremos usar. Los templates predefinidos, nos permiten, a partir de una plantilla html, definir un cuerpo de envío para una Campaña. Nos permite ahorrar tiempo ya que no perdemos tiempo diseñando el cuerpo desde 0.

Como se muestra en la imagen, los templates están organizados a nuestro gusto. En nuestro caso, se organizan por la tipología que los identifica. Por ejemplo: arquitectura, informática, publicidad...

Cuerpos

Son los cuerpos de los emails que podremos enviar. Es posible modificar el mail en sí a nuestro antojo: incorporar nuestro logo, nuestra firma, dirección o lo que queramos.

Los cuerpos son plantillas más personalizables que los templates y aportan el contenido de un mail. Mediante un editor de contenidos podremos generar dichos cuerpos según nuestro criterio. Inicialmente nos aporta la relación de cuerpos ya definidos.

En esta imagen, podemos observar el cuerpo del email que será enviado, los valores entre el símbolo "#" son valores que automáticamente el sistema obtendrá, interpretará y escribirá.

La explicación exhaustiva de cada una de las funciones de esta barra de herramientas es la siguiente:

• Visualizar código fuente
• Guardar / nueva página / vista previa
• Plantillas
• Copiar / cortar / pegar
• Imprimir / comprobar ortografía
• Deshacer-Rehacer / buscar / seleccionar todo / quitar formato
• Formulario / casilla de verificación / botones de radio / campo de texto / área de texto / campo de selección / botón / botón imagen / campo oculto
• Formato básico de texto
• Listas, sangría y cita
• Alinear contenidos
• Enlaces y referencia (anclas)
• Elementos multimedia: imágenes y flash
• Insertar tabla
• Línea horizontal / caracteres especiales / salto de página
• Estilo y formato
• Formato de texto: tipo de letra, tamaño y color
• Maximizar el tamaño del editor / mostrar bloques

A continuación podemos observar las herramientas que nos hacen posible modificar el contenido de nuestros cuerpos.

Contactos

• Asignación de acceso a la tabla de contactos

Se harán en los siguientes pasos:

-Crear un perfil de acceso (perfil masivo), en el que se incluya la tabla. -Asegurarse que el usuario tiene dicho activado dicho perfil masivo en sus datos. -Iremos a GERMail / Procesos / Perfiles acceso. Crearemos un perfil nuevo o utilizaremos uno ya existent. Asignaremos en Definición de permisos tabla, la nueva tabla a dicho perfil.

En el mantenimiento de usuarios (RUNApli / usuarios), nos aseguraremos que dicha persona tenga el perfil de masivo modificado. En el ejemplo anterior hemos puesto a CAPITALIZADORA la nueva tabla. En el siguiente ejemplo al usuario le ponemos dicho perfil.

Esto garantiza que el el usuario con perfil asignado en masivo, tiene acceso a todas la tablas que se hayan establecido en la definición del perfil.

• Acceso a la tabla de contactos

Para acceder a la tabla de contactos, como hemos visto anteriormente, hemos de tener asociado al usuario un Perfil de masivo, que tenga incorporado el acceso a dicha tabla. Una vez verificado esto para acceder a la tabla iremos a GERMail / Gestión / Contactos.

Emails globales

Lista de emails que tenemos con sus respectivos detalles, y su correspondiente log, con todas las modificaciones y detalles de quién las ha hecho.

Lista de emails que tenemos definidos, con sus respectivos logs para saber las modificaciones que se les han hecho, cuándo y quién las ha hecho. Vamos a crear un nuevo email, pulsamos sobre nuevo y completamos los campos requeridos. El campo bloqueado nos indica si se quiere dejar de recibir emails de esta cuenta email. Por defecto es NO. El campo Activo nos indica si está siendo usado o no, por defecto es sí, si marcamos que no es activo, es como si lo elimináramos, la diferencia es que al no eliminarlo, podemos mantener su historial, su log, sus detalles.

Disponemos de dos botones laterales, el primero nos indica si tenemos subemails, el segundo muestra el log, de momento solo aparecerá el alta que hemos hecho, si hacemos alguna modificación, saldrá en el log como modificación. Por ejemplo, voy a modificar la observación, voy a añadir un 1 al final. Si apretamos el botón del log, nos aparecerá esto:

El tipo puede ser de dos tipos, P (Padre) o H (Hijo, subemail). La operación nos dice lo que se ha hecho, alta o modificación. El campo, en el caso de modificación, nos muestra un antes y un después, para poder comparar. Ahora veremos los emails hijo, volvemos a emails y pulsamos el botón lateral "Ejecuta Detalle", y creamos un nuevo email hijo.

Si ahora volvemos al email padre, y vemos el log, podremos ver la creación del email, con tipo H. Todas las modificaciones de los hijos también serán guardadas en el log de los padres, de este modo podremos estar al día de las modificaciones y altas que se han hecho.

Listas de envío

Este programa nos permite crear listas de los envíos que se podrán realizar y que estarán diferenciadas por compañía, proceso y subproceso. Cada lista de envío contiene una tabla de contactos, la cual corresponde a la que queramos utilizar para hacer los envíos. En este caso, seleccionaremos la tabla de contactos que previamente hemos creado (EM_EJEMPLO), en esta tabla, habíamos creado un contacto llamado ejemplo. A continuación veremos cómo añadirlo a la lista.

Después de aceptar la tabla que queremos que determine nuestra lista de envío, tendremos la lista creada. Si ejecutamos el botón lateral "ejecuta contactos", se podrá observar que está vacía. Para añadir contactos, pulsamos sobre el botón superior "Asociar contacto". Nos aparecerán los contactos que hay en la tabla de contactos que hemos seleccionado. En este caso solo contiene un contacto.

Si pulsamos sobre el botón lateral, podemos asociar contactos de uno en uno, pero si lo que queremos es asociar muchos, podemos marcar los que queramos y luego pulsar el botón superior "Asociar contacto". Lo mismo pasa cuando queremos quitar contactos, si queremos quitar de uno en uno podemos ir apretando el botón lateral en forma de X, pero si lo que queremos es quitar varios, lo mejor es usar el botón superior.

De esta forma hemos creado nuestra lista de envío y la podemos modificar cuando queramos.

Envíos masivos

A partir de este programa podremos realizar envíos masivos a compañías. De cada uno de estos envíos masivos programados, se ha de informar los datos:

-Compañía: define la compañía a la que le llegará el envío masivo. Esta opción únicamente nos permite escoger opciones ya creadas en la tabla de -Compañías. -Proceso: indica el proceso asociado. -Subproceso: indica el subproceso asociado. -Idlista: -Nombre: define el nombre que identificará al envío masivo. -Descripción: breve descripción del envío masivo. -Mail de: define el emisor del email. -Mail para: indica el receptor. -Asunto: informa del asunto correspondiente al correo. -Cuerpo: mensaje del correo. Este debe de estar redactado y guardado en la base de datos. -Formato pdf: -Adjunto 1 / Adjunto 2 / Adjunto 3: permite adjuntar archivos. -Fichero: -Cola ejecución: -Circuito: muestra el circuito de aprobación propio del envío. -Circuito (estado): muestra el estado actual del circuito de aprobación. -Fecha inicio validación: -Fecha último cambio de estado: -Fecha aprobación: indica la fecha en que se aprobó la el correo para ser enviado. -Estado / Fecha / Hora: -Todo envío masivo a de ser aprobado según el circuito de aprobación que se le ha asignado. Para comprobar el estado de este proceso, podemos acceder al log de aprobación:

Otro proceso propio de este programa viene determinado por el log de envíos, el cual nos informa sobre el Idlogdirmail, Idlista, cola de envío, fecha, hora, tiempo, estado, situación, Tenvíos, Nenvíos, Nolc i Nbad de los correos enviados. Para cada uno de estos apartados, podemos ver los detalles del envío:

Log envíos

Detalles de los emails que se han enviado (día, hora, cuerpo, usuario...) En este programa se almacena el historial de envíos y se pueden comprobar los envíos masivos que se han realizado hasta el momento. Para cada uno de estos log de envío, se nos muestran todos los elementos propios del envío masivo (todos aquellos que han sido explicados en el apartado C6. Envíos masivos).