gerGASTOS

gerGASTOS es un sistema integral de gastos para las empresas que manejan grandes volúmenes de tickets y/o recibos. Cubre todas sus etapas: captación, entrada de tickets, liquidación, circuitos de validación, contabilización y obtención (si se precisa) de las facturas asociadas para reducirse el IVA asociado a los tickets.

gerGASTOS trabaja en un entorno integrador, es decir, se apoya en las actuales aplicaciones de la empresa, utilizando nuevos elementos como es el móvil y el entorno WEB, para aportar soluciones muy seguras. Permite el uso tanto intranet como internet.

gerGASTOS también trabaja para mejorar la satisfacción del todos los usuarios finales por su simplicidad, inmediatez, disponibilidad (ejemplo, se pueden entrar los tickets incluso fuera de las horas de trabajo) y evitar pérdidas de tickets. A poderse utilizar en tiempos variados y ser un proceso muy ágil, permite reducir el tiempo que el usuario dedica periódicamente a la tarea de liquidación de gastos, con el consiguiente beneficio para la empresa.

Elementos que lo forman:

• Descripción funcional.
• Acceso autentificado .
• Gestión de usuarios.
• Captura de tickets y lista de tickets.
• Avisos y chat.
• Recepción de tickets corporativa y procesos.
• Comunicaciones whatsapp con la central.
• Liquidación de gastos.
• Resumen posible de los servicios APP.
• Ventajas del entorno.

Descripción funcional

Los servicios integrado de gerGASTOS se ha estructurado en los siguientes elementos:

1- App captación de tickets y avisos. Mediante una APP especifica según la empresa, se podrá habilitar, a los empleados que se considere, una aplicación en el móvil que permita la entrada directa (mediante fotografías o acceso a una galería) de tickets de gastos propios de la empresa. La aplicación se adaptará al empleado (contemplando sus formas de pago especificas). La información mínima a aportar por cada ticket será: fecha, tipo de gastos, importe, observaciones y fotografía si se diera el caso.

En la App se podrán activar otros procesos como mostrar los tickets de gasto ya reportados, en el resumen de liquidaciones ya presentadas y saber su estado.

2- Recepción detickets corporativos y revisión. Los tickets son guardados en la base de datos como en un formato PDF con o sin firma digital certificada. Se podrá activar un OCR automático para extracción (semiautomática) de datos identificativos de tickets (si no han sido introducidos).

Desde el entorno WEB, conectado como usuario y password (la del active directory), el empleado podrá revistar todos los tickets que entra vía móvil, completando valores y podrá incluir nuevos tickets.

3- Liquidación de gastos. El empleado podrá hacer la liquidación de gastos de un periodo de tiempo y de forma muy ágil i visual. Indicara el periodo de tiempo que liquida, el importe adelantado y una descripción libre donde el empleado puede poner lo que le parezca. Podrá incorporarlos en la liquidación y también visualizar con queda dicha liquidación: Excel + las paginas con las fotografías de los tickets.

La liquidación quedara muy visual y accesible, al mostrar todos los datos en el resumen de la liquidación con mas información detallada de los tickets que se engloban en el proceso.

4- Circuitos de validación. Una vez el empleado ha realizado una liquidación al pulsar un botón de tramitar, se activara el circuito de validación que se haya definido previamente. Con ellos se podrá hacer un seguimiento por las personas que se consideren de los gastos y las liquidaciones, se van efectuando sus empleados asociados.

5- Verificación administrativa. Una vez la liquidación ha sido validada por su circuito asociado, desde la administración se procederá a realizar una última verificación de los datos y se procederá a:

• Contabilización de la liquidación
• Orden de pago de la misma
• Cierre administrativo

6- Consulta histórico y auditoria. Como todo es almacenado en base de datos, se podrán consultar el histórico de liquidaciones y los tickets incluidos. También se podrá auditar y controlar todos los pasos intermedios realizados, cambios y visualizaciones hechas, etc.

APP

gerGASTOS dispone de una APP personalizable, tanto para ANDROID como IOS (iphone). Con la APP de gerGASTOS podremos:

1- Conectarnos vía navegador del móvil, utilizando internet o intranet, a la aplicación WEB, que en entorno seguro SSL, nos podrá aportar la información a la que tengamos acceso. Esta forma de acceder nos permite interactuar con la gestión por ejemplo de facturas o tickets, pero no nos permite aprovechar los elementos propios del móvil, por ejemplo hacer foto, galería, geoposicionamiento…

2- Usar una APP propia que utilizando acceso autentificado nos permite interactuar con los datos de las aplicaciones de una manera mas integrada con el móvil.

Con la APP de gerGASTOS podemos hacer que los móviles de los empleados por ejemplo, participen de la gestión de la empresa de una manera controlada, organizada y muy segura. EL móvil pasa a ser una herramienta efectiva de trabajo.

Existen dos formas de poder trabajar con la APP de gerGASTOS:

• Modo CORPORATIVO CENTRALIZADO. Toda la conexión y el dialogo entre los móviles y los datos que gestión se realizan centralizadamente sobre la WEB de la propia empresa, teniendo ella pleno control de lo que se hace.
• Modo OUTSOURCING. En este caso todas las APP de todos los móviles de la empresa actuan sobre una WEB externa (UGESTOR de GERSOFT), la información relevante se traspasa de forma automática desde la WEB UGESTOR a la WEB del cliente. Con ello el cliente obtiene mayor seguridad y servicio asegurado, al exponerse mínimamente a internet.

Acceso autentificado

La APP aportada requiere que el usuario se autentifique, con email y password. De esta forma se identifica el usuario que utiliza la APP y se pueden dar servicios personalizados.

Posibles acciones:

1- Conexión normal. Con la cuenta email e introducción de la contraseña se puede acceder al entorno.

2- Olvido de la contraseña. Si nos hemos olvidado de la contraseña, podemos solicitar que se genere de nuevo, enviándola únicamente a nuestra cuenta de correo asociada.

3- Crear cuenta. Posibilita crear una cuenta nueva, para la cual es necesario hacer lo mismo que en la primera ejecución.

La Central de propia empresa dará acceso al usuario si ha estado correctamente registrado y no está bloqueado. El tiempo de conexión con la Central se puede configurar.

Posibles opciones:

- Ilimitada. Una vez autentificado el usuario entra a la pantalla de servicios. A menos que el usuario se desconecte, no se le volverá a pedir nunca más el email/contraseña.

- Limitada. Significa que superado el tiempo definido, el usuario tiene que volverse a conectar. Aporta más seguridad en caso de pérdida de móvil, pero en esta situación, con tan solo bloquear al usuario desde la central ya se limita su uso

Gestión de usuarios

Desde la Central se gestionan todos los usuarios que tienen acceso a los servicios aportados por la APP. En principio, un usuario sólo se puede dar de alta desde un móvil; esto es así, porque se requiere el valor del IMEI (identificador único del teléfono). Desde una aplicación APP, no se puede acceder al número de teléfono que tiene, por lo que debe ser validado por el propietario del teléfono.

Desde la Central se podrá:

• Gestionar la forma de trabajo del usuario con la APP, perfil, acceso a servicios, etc.

• Bloquear el usuario. No permitir que tenga acceso ni a la WEB ni los servicios APP.

• Desactivar servicios APP para un usuario.

• Validar de forma fácil el cambio de teléfono de un usuario.

Captura de tickets y lista de tickets

Captura de tickets. El objetivo básico de la APP es la captura de los mismos (su fotografiado). Normalmente con conexión a internet, además de hacer la foto, se traspasa automáticamente a la CENTRAL, para su procesamiento. Ahora bien, si el usuario no tiene internet en el móvil, él puede seguir haciendo fotos a los tickets guardándolos en la galería, para que cuando recupere internet, poder enviar rápidamente n fotos de tickets de la galería.

La APP está optimizada para que mientras el empleado va capturando un ticket la aplicación en batchground va enviadondo los tickets, sin afectarle dejándole la sensación de ser muy rápida.

Aunque le usuario final puede aportar los datos del tickets, estos no serán necesarios, pues de obtendrán directamente en la CENTRAL, bien mediante el OCR o bien manualmente.

Lista de tickets. Permite ver la relación de tickets ya incorporados. Si desde CENTRAL se tiene algún problema con algún tickets incorporados, se hará referencia al mismo para poder ver la misma información.

Avisos y chat

Como valor añadido se puede activar los Avisos y chat con central o usuarios. La idea es eliminar dudas en todo momento permitiendo una comunicación directa y soporte personalizado.

En el ejemplo anterior se muestran avisos, pero obviamente siempre estarán referidos a los tickets incorporados, para mejorar las comunicaciones y evitar dudas.

El disponer de Avisos nos permitirá aportar comunicaciones efectivas multicanal, que podrán ser realizadas desde las distintas aplicaciones de LVMH, por ejemplo, avisar que hay facturas pendientes de validar.

Recepción de tickets corporativos y procesos

A través de la APP (fotografiando tickets) o mediante acceso a la WEB de la empresa, se incorporaran tickets automáticamente.

Estos tickets serán procesados de la siguiente forma:

1- Obtención de la mejor calidad del ticket.

2- Traspaso a PDF con firma digital integrada.

3- Almacenamiento en base de datos, para su fácil gestión y tratamiento.

4- Aplicar OCR para determinar los valores identificativos del ticket de forma casi automática, básicamente: NIF, fecha, importe

5- Verificación manual, uno a uno de todos los tickets, para confirmar los valores detectados. Se comprueba que los valores obtenidos por el OCR son correctos y se completan aquellos que no se hay obtenido.

Liquidaciones de gastos

Indicando el periodo de tiempo, importe adelantado y descripción, un usuario podrá realizar las liquidaciones de gasto de una forma visual y rápida. Podrá incorporar todos los tickets pendientes.

Ventajas y entorno

Ventajas empleados:

• Mejorar la satisfacción de empleados al aportar entorno positivo para todos.
• Permitir uso de móvil, para mejorar la gestión/interacción con la empresa.
• Evitar pérdida de tickets, al poder ser rápidamente fotografiados. Los tickets no son necesarios adjuntarlos físicamente a la liquidación, pues siempre irán asociados a la misma (la liquidación)..
• Control de los tickets entrados y estado de las liquidaciones efectuadas.
• Activada y permitida la ejecución WEB en móvil o tableta, permite completar tareas propias de gestión en otros momentos que no sean de trabajo. Son excepciones, por ejemplo, un sábado completar la validación de una facturas concretas.

Ventajas de administración:

• Control total del entorno: qué usuarios están activos, posibilidad de bloqueo, activación de cambio de móvil al disponer del nuevo el IMEI (lo aporta la misma aplicación), Seguimiento de todo lo que se haga en el móvil.
• Control y seguimiento de circuitos de aprobación, envíos automáticos de mail, para agilizar procesos.
• Simplifica la administración de grandes volúmenes de comunicaciones con elementos internos o externos.
• Integración contable. Las liquidaciones son contabilizadas automáticamente.
• Integración con el pago.

Ventajas para la empresa:

• La validación y seguimiento de una hoja de gastos queda como documento PDF, sin necesidad de guardar papel tickets.
• Poder pasar fácilmente de tickets a facturas.
• Contempla poder tener trabajadores en distintos modos: gastos o dietas.
• La aplicación contempla que determinados empleados puedan utilizar formas de pago directa de la empresa (por ejemplo tarjetas visa de empresa). En la captura de tickets de estas personas podrán indicar fácilmente como se han hecho los pagos. Esto facilitará su liquidación y control. .
• Convierte cualquier móvil del empleado en un elemento adicional de trabajo con la empresa, por las facilidades y disponibilidad que aporta.